Newarksystemet, också känt som tvåkortssystemet, beskrevs första gången 1896 av John Cotton Dana.

Böckernas utrustning

I varje bok finns en bokficka med bokkort och ett datumblad. På bokkortet står bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

Varje låntagare får ett numrerat lånekort (se bilden). Dessutom måste biblioteket föra en numerisk förteckning över alla låntagare (antingen i bunden bok eller som kortkatalog).

Utlån

Vid utlåningen tar man ut bokkortet ur boken och antecknar låntagarens nummer på kortet. Återlämingsdatum stämplas på datumbladet. Bokkortet läggs sedan åt sidan för vidare hantering senare under dagen.

På lånekortet stämplas återlämningsdatum för varje utlånad bok (under kolumnen ’förfallodag’). På så vis ser man hela tiden hur många böcker låntagaren har hemma.

På lediga stunder sorteras bokkorten in i trallen, som är ordnad efter sista återlämningsdatum och sedan i alfabetisk ordning på boken.

Utlånsstatistik förs genom att antalet bokkort räknas innan de sorteras in i trallen.

Återlämning

Låntagaren lämnar fram sitt lånekort och bibliotekarien stämplar datum för de återlämnade böckerna.

Med hjälp av datumet på datumbladet söker man därefter upp bokkortet i trallen och sätter tillbaka det i bokfickan. Boken är därefter klar för nytt utlån.

Krävning

I trallen syns lätt vilka böcker som inte är återlämnade eftersom den är sorterad efter återlämningsdag. På bokkortet är låntagarens nummer noterat, och hans namn och adress kan sökas upp i låntagareregistret.

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. Man söker upp bokkortet i trallen och markerar den med ett gem. Eftersom den sviten är spridd över flera återlämningsdatum behöver man ofta söka på fler ställen. Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning, och när boken återlämnas kan man där se vem som står i kö.

För- och nackdelar

Systemet är snabbare än det Browneska, men inte lika snabbt som Detroitsystemet. Det är främst stämplingen av lånekortet som tar extra tid jämfört med Detroitsystemet. En fördel är att man kan begränsa antalet utlån per låntagare – man ser ju på lånekortet hur många böcker som är utlånade. Andra fördelar är att man kan spara visst arbete med trallen till senare (t.ex. insortering i trallen och uppsökande av återlämnade böckers kort).

Varianter

I vissa varianter av Newarksystemet skriver man också bokens accessionsnummer på lånekortet. Detta är naturligtvis ännu mer arbetskrävande, men fördelen är att man kan se vilka böcker en viss låntagare lånat, något som beskrivits som viktigt inom skolbiblioteksvärlden då (förra) seklet var ungt. (Se bilden nedan.)

Somliga bibliotek stämplade dessutom utlåningsdatum i stället för återlämningsdatum på lånekortet.

Visningar: 679

Nina E. Browne, som arbetade på biblioteket i Boston, uppfann det  Browneska systemet 1895. I Sverige infördes det på Stockholms Arbetarebibliotek 1905 av J Fredrik Nilsson, godtemplare och folkbibliotekspionjär i Stockholm, efter att han sett det användas i Kristiania året innan.

Jag träffade på ett fullt fungerande Browne-bibliotek i fjol somras i Northiam.

Böckernas utrustning

I varje bok finns en bokficka med bokkort och ett datumblad. På bokkortet står bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

För varje låntagare skriver man ut en låntagarepåse som märks med namn och adress (se bilden). Påsarna sorteras i alfabetisk ordning i korttrallen.

Utlån

Låntagaren uppger sitt namn och bibliotekarien letar upp låntagarpåsen. Bokkortet tas ur boken. Man stämplar man sista återlämningsdatum på bokkortet och på datumbladet i boken. Slutligen sätter man bokkortet i påsen och sorterar tillbaka den i trallen på samma ställe som innan.

Utlånsstatistik får föras genom att man markerar pinnar på ett papper eller liknande.

Återlämning

Även här måste låntagaren uppge sitt namn. Man söker upp låntagarpåsen, tar upp bokkortet och sätter tillbaka det i bokfickan.

Krävning

Man måste gå igenom samtliga bokkort i hela trallen och kontrollera det påstämplade återlämningsdatumet.

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. Även här måste man gå igenom hela trallen. När man hittat kortet för den bok som skall reserveras, markerar man den med ett gem. Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning, och när boken återlämnas kan man se vem som står i kö.

För- och nackdelar

Systemet är mycket arbetskrävande och användes med tiden väldigt sparsamt i Sverige. Eftersom trallen sorterades efter låntagarens namn, blir både krävning och reservationer komplicerade.

Varianter

Det har funnits en mängd varianter på Browneska systemet. Om biblioteket ville maximera antalet möjliga utlån per låntagare, kunde man skriva ut lika många fickor till låntagaren som det maximala antalet tillåtna lån. I somliga implementeringar hade låntagaren själv hand om sin(a) påsar tills han lånade böcker, och i åter andra sorterades låntagarpåsarna efter återlämningsdatum i stället. Det förenklar naturligtvis krävningen.

Visningar: 89

Nuförtiden har nästan alla bibliotek datoriserade system för både förvärv, katalog och det som brukar kallas cirkulation, alltså utlåningsverksamheten.

Men annat var det förr. Det har funnit flera olika sätt att organisera utlåningen på, och eftersom jag tycker manuella administrativa rutiner är spännande, tänkte jag skriva lite om de olika systemen.

Ett utlåningssystem ska huvudsakligen kunna besvara följande frågor:

1. Vilka böcker¹ är utlånade?
2. Till vem och när lånades de ut?
3. Vilka lån förfaller en viss dag?
4. Vilka låntagare ska betala böter på sina böcker?
5. Hurudan är bibliotekets utlåningsstatistik?

För riktigt länge sedan användes utlåningsjournaler i biblioteken: bundna böcker där man antingen förde utlånen kronologiskt dag för dag eller där varje låntagare hade sin egen sida och där lånen bokfördes. De var inte särskilt effektiva och tog en väldig tid att hantera. Dessutom uppfyllde de inte många av kraven ovan.

På de vetenskapliga biblioteken har det dessutom funnits betydligt mer sofistikerade system med blanketter i genomskrift som sorterats i flera olika sviter (oftast efter boktitel, låntagare och återlämningsdag). Ur dem kunde man få fram alla uppgifterna i kravlistan, men de var oerhört arbetskrävande.

Här kommer jag huvudsakligen att hålla mig till de fyra system som varit vanligast i folkbiblioteksvärlden – tre helt manuella och ett halvautomatiskt, nämligen:

• Browneska systemet
• Newarksystemet
• Detroitsystemet
• Fotomekanisk utlåning

Dessutom tar jag upp ett system till som man faktiskt fortfarande kan träffa på, nämligen

• Lånestickor

(Länkar till respektive system kommer så fort jag skrivit klart om dem.)

Gemensam ordlista

Jag börjar med en redogörelse av några begrepp som förekommer i flera av systemen.

Bokkort och bokficka

Bokfickan klistras in längst bak i boken och är märkt med signum, författare, titel och exnummer. Bokkortet har samma märkning.

Bokkortets olika färger betyder förstås någonting, nämligen:

blått	facklitteratur för vuxna
gult	skönlitteratur för vuxna
grönt	facklitteratur för barn
rött	skönlitteratur för barn
svart	speciallitteratur
lila	extrakort
orange	AV-material
ljusgrön	skiv- och skadekort (för grammofonskivor, så man kunde anteckna repor).

I princip alla böcker till svenska folkbibliotek levererades via Bibliotekstjänst sambindning och utrustades med kort och ficka därifrån.

Trall

Trallen är en trälåda (oftast) där bokkort för de utlånade böckerna förvaras. Det utlåningssystem man tillämpar styr hur korten sorteras i trallen.

Datumkort och datumblad

På datumkortet eller datumbladet stämplas sista återlämningsdatum.

I alla system kan man välja att använda datumkort i stället för datumblad. Fördelen med datumkort är att det går lite snabbare: vid öppethållandets början stämplar man upp så många datumkort som man tror behövs under dagen.

Exemplarnummer eller accessionsnummer

Exemplarnummer används för att hålla isär fler exemplar av samma bok. Den första inköpta boken av en viss titel får ex. nr. 1, nästa 2 och så vidare.

En äldre variant på exnummer är accessionsnummer. Det fyller samma funktion men kan dessutom identifiera den unika titeln. Accessionsnumret läggs ofta upp som en löpnummerserie, ibland med ett prefix som består av inköpsåret.

Antalet exemplar finns antecknat på baksidan av huvudkortet i katalogen (som på bilden nedan).

Källor för alla inlägg

Balkema, J. B. (1966). Topics in library technology: charging systems. Bulletin of the Medical Library Association, 54(1), 33-37.

Bibliotekstjänst. (1972). Bibliotekstjänst varukatalog. Biblioteksmateriel 1972-74. Lund: Bibliotekstjänst.

Hjelmqvist, F. (1917). Stockholms arbetarebibliotek 1892-1917. Biblioteksbladet 2, 17-21.

Kortsystem vid utlåningen (1920). Biblioteksbladet 5, 162-164.

Parker, R.H. (1957). Adaptation of Machines to Book Charging. Library Trends 6 (1). 35-41.

Sandberg, A. (1915). Bibliotek och biblioteksskötsel: en hjälpreda för bibliotekarier i skolbibliotek och andra mindre boksamlingar. Stockholm: Norstedt.

Shaw, R.R. (1941). Reducing the cost of the lending process. ALA Bulletin 35 (9). 504-510, 512.

Waldner A. (1931). Nya utlåningsmetoder i Förenta Staternas allmänna bibliotek. Biblioteksbladet 16. 226-231.

---

¹ eller tidskrifter eller grammofonskivor eller vad det nu kan vara. Men böcker är vanligast så jag skriver böcker.

Visningar: 434